การเชื่อมการทำงานแบบ Real Time ของระบบร้านอาหารต่าง ๆ เข้ากับ PC Workstation
ในทางเทคนิคความเชื่อมโยงของระบบต่าง ๆ เช่นซอฟต์แวร์ และฮาร์ดแวร์แบบเรียลไทม์ จะช่วยปรับปรุงการดำเนินงานของร้านอาหารผ่านการตั้งค่าพีซีเวิร์กสเตชันได้อย่างไร ?
ในปัจจุบันของการจัดการร้านอาหารแบบโมเดิร์นนั้น การตั้งค่า PC Workstation เป็นส่วนสำคัญในการทำงาน เปรียบเสมือนระบบประสาทส่วนกลางของธุรกิจเลยทีเดียว ซึ่งเป็นศูนย์รวมที่แต่ละแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์ รวมถึงระบบจุดขาย (POS) การจัดการสินค้าคงคลัง การสื่อสารในครัว และแพลตฟอร์มส่งเสริมความสัมพันธ์กับลูกค้า มาพบกัน ดังนั้นจึงต้องมีการ set ระบบที่ดีเพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพ
สิ่งที่เกิดขึ้นตามมาก็คือ การประมวลผลการทำงานร่วมกันของสิ่งต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นใน PC Workstation แบบ Real Time ซึ่งจะเกิดการแลกเปลี่ยนข้อมูล และการออกคำสั่งไปตามข้อต่อต่าง ๆ ของระบบ และการทำงานของทีมงานตลอดเวลา เช่นอัปเดตสินค้าคงคลัง รับออเดอร์อาหารจากลูกค้า แล้วส่งต่อไปยังครัว เป็นต้น
ดังนั้นเรามาดูกันว่า มีระบบอะไรบ้างที่จะต้องติดตั้งเข้าไปในศูนย์รวมการสั่งการนี้:
1. การเชื่อต่อการไหลของข้อมูลผ่าน API และการไหลข้อมูล
การเชื่อมระบบ software ผ่าน API (Application Programming Interfaces) เป็นการกำหนดช่องทางการสื่อสารระหว่างระบบ ที่ใช้กันมากในปัจจุบัน ซึ่งช่วยลดความผิดพลาดลงได้อย่างมาก สิ่งนี้ทำให้ระบบ POS สามารถส่งข้อมูลการสั่งอาหารไปยังระบบแสดงในครัวได้อย่างราบรื่น พร้อมกับกระบวนการทำอาหารของครัวที่ถูกเรียก สามารถเกิดขึ้นในเวลาเดียวกันกับระบบการจัดการสินค้าคงคลัง ซึ่งจะได้รับข้อมูลเมื่อสินค้าถูกใช้ไป (ตัด stock)
2. การปรับปรุงสินค้าคงคลัง
ความสวยงามอยู่ในความปรับปรุงสินค้าคงคลัง เมื่อลูกค้าสั่งอาหาร ระบบ POS จะลดจำนวนสินค้าในฐานข้อมูลสินค้าคงคลังในเวลาเรียลไทม์ ไม่ต้องมีการเข้ามาแก้ไขข้อมูลด้วยมือเพื่ออัปเดตจำนวนคงเหลือ
ในขอบข่ายของการจัดการสต็อกในธุรกิจร้านอาหาร API (Application Programming Interfaces) มีบทบาทสำคัญในการเชื่อมต่อระบบซอฟต์แวร์ที่แตกต่างกันได้อย่างราบรื่น ซึ่ง API เป็นทางเชื่อมต่อเพื่อใช้แลกเปลี่ยนข้อมูลและการสื่อสารเกิดขึ้นได้ ทำให้เกิดการปรับปรุงและการแก้ไขข้อมูลที่เกี่ยวกับสินค้าคงคลังในระบบซอฟต์แวร์ต่าง ๆ ได้เป็นเรื่องสำคัญและมีประสิทธิภาพ
3. การสร้างใบเสร็จ และการรับชำระเงิน
ด้วยความเชื่อมต่อเรียลไทม์ หลังจากที่รายการอาหารเสร็จสิ้น ระบบ POS จะสร้างใบเสร็จเพื่อคิดเงิน รวมถึงการให้ลูกค้าชำระเงินผ่านวิธีต่าง ๆ เช่น บัตรเครดิต กระเป๋าเงินดิจิตอล และการจ่ายเงินจะแสดงผลในระบบการเงินทันที
4. การวิเคราะห์ข้อมูลเรียลไทม์
การแลกเปลี่ยนข้อมูลแบบเรียลไทม์ ทำให้เกิดการวิเคราะห์ข้อมูบลอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้จัดการระบบสามารถตรวจสอบข้อมูลการขายได้ทันที นอกจากนี้ยังนำข้อมูลมาวิเคราะห์ได้เช่นดูเมนูอาหารที่นิยมมากที่สุด รายการที่ทำให้เกิดรายได้สูงสุด หรือรายการวัตถุดิบสิ้นเปลืองมากที่สุด เป็นต้น
5. ความสามารถในการทำงานแบบเรียลไทม์ของครัว
ความสามารถในการเชื่อมโยงแบบเรียลไทม์ มีความเกี่ยวข้องกับระบบครัวอย่างมาก เช่นกัน ระบบ POS จะสื่อสารรายการอาหารไปยังระบบแสดงผลในครัว ระบุประเภทของรายการ (รับประทานที่ร้าน หรือเป็นแบบ take away) และคำแนะนำกำกับพิเศษสำหรับออเดอร์ต่าง ๆ ซึ่งจะทำให้ครัวสามารถเตรียมอาหารได้อย่างรวดเร็ว เพื่อลดเวลารอคอย หรือลดการเกิด “คอขวด” ในการจัดการระบบ
6. การบริหารจัดการเวลาทำงานและประสิทธิภาพของบุคลากร
ข้อมูลการทำงานเรียลไทม์เช่น แนวโน้มการขายและช่วงเวลาที่มีลูกค้ามากขึ้น ช่วยในการปรับปรุงการจัดเวรบุคลากร ผู้จัดการสามารถตัดสินใจตามข้อมูลเรียลไทม์เพื่อความต้องการของบุคลากรในช่วงเวลาที่เรียบร้อย
ตัวอย่างง่ายๆ ของการบริหารจัดการบุคคลากร คือการกำหนดค่า KPI (Key Performance Indicator) ซึ่งเราสามารถกำหนดค่าในระบบ ให้บันทึกสถิติของพนักงานแต่ละคนออกมาได้ อาทิเช่น การรับออเดอร์จากลูกค้ามีความถูกต้อง หรือส่งค่าผิดบ่อย ๆ หรืออาจบอกได้ว่าพนักงานคนไหนมีชั่วโมงการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงๆ (ทำงานสำเร็จมากที่สุด) เป็นต้น
7. บริการลูกค้าที่ตอบสนองได้อย่างรวดเร็ว
การแลกเปลี่ยนข้อมูลเรียลไทม์ทำให้เกิดการเข้าถึงข้อมูลลูกค้าและประวัติการสั่งอาหาร ตัวอย่างเช่นหากมีลูกค้าประจำเดินเข้ามา พนักงานสามารถกดดูประวัติได้อย่างรวดเร็ว และแนะนำเมนูอาหารที่เหมาะกับลูกค้าคนนั้น ซึ่งอาจจะเป็นเมนูโปรดที่ลูกค้าคนนั้นสั่งประจำ หรือหากระบบฉลาดกว่านั้น ก็อาจจะประเมินความชอบของบุคคลออกมาได้ (เปลี่ยน Data เป็น Insight) และทำการแนะนำเมนู ตามความชอบของลูกค้าคนนั้น
8. ขยาย หรือปรับเปลี่ยนตามความต้องการของธุรกิจ
เพราะตัวเลขสถิติ เป็น data ที่สำคัญ เช่นคุณจะรู้ได้อย่างไรว่าชั่วโมงไหนของการเปิดร้านมีลูกค้ามากที่สุด หรือชั่วโมงไหนทำยอดขายได้มากที่สุด เมนูไหนได้กำไรสูงสุด หรือเมนูไหนถูกสั่งมากที่สุดยิ่งไปกว่านั้นคุณสามารถที่จะรู้ได้ว่า ระบบ stock มีปัญหาอย่างไร และควรปรับเปลี่ยนอย่างไร
การบริหารจากมุมมองที่ถูกต้อง สามารถเกิดขึ้นได้ด้วยการนำข้อมูลดิบ มาสร้างเป็น insight information หรือข้อมูลที่มีประโ่ยชน์พร้อมให้คุณนำไปตัดสินใจนั่นเอง
ในปัจจุบันเทคโนโลยีมีการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นเร็วมาก การปรับตัวในธุรกิจร้านอาหารถือเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง ดังนั้นการใช้ IT Solution ต่าง ๆ เข้ามาเสริมทัพให้ธุรกิจของคุณแข็งแกร่ง ถือเป็นเรื่องจำเป็น ไม่ว่าจะเป็นการใช้ PC Workstation ที่มีประสิทธิภาพ หรือการตั้งค่า Server, Data และ Network ที่มีความปลอดภัยจากการโจรกรรมข้อมูล ก็เป็นเรื่องที่คุณควรคำนึงถึง และ update อุปกรณ์ กับระบบอย่างสม่ำเสมอ
