สำรองข้อมูล Microsoft 365 อย่างไร ป้องกันอีเมลและไฟล์สูญหาย

Microsoft 365 เป็นแพลตฟอร์มที่หลายองค์กรใช้สำหรับอีเมล การจัดเก็บไฟล์ และการทำงานร่วมกันผ่าน Exchange Online, OneDrive, SharePoint และ Microsoft Teams แม้ข้อมูลจะถูกจัดเก็บบนระบบคลาวด์ แต่ไม่ได้หมายความว่าข้อมูลจะปลอดภัยจากการลบผิดพลาด ไวรัสเรียกค่าไถ่ บัญชีผู้ใช้ถูกโจมตี หรือการตั้งค่าที่ไม่เหมาะสม

การ สำรองข้อมูล Microsoft 365 จึงเป็นแนวทางสำคัญที่ช่วยให้องค์กรกู้คืนอีเมล ไฟล์ และข้อมูลสำคัญได้อย่างรวดเร็วเมื่อต้องเผชิญกับเหตุการณ์ไม่คาดคิด บทความนี้จะอธิบายวิธีวางแผนสำรองข้อมูล Microsoft 365 พร้อมแนวทางเลือกโซลูชันให้เหมาะกับธุรกิจ

Microsoft 365 มีระบบสำรองข้อมูลให้แล้วหรือไม่

หลายคนเข้าใจว่า Microsoft เป็นผู้ดูแลข้อมูลทั้งหมดและสามารถกู้คืนข้อมูลได้ทุกกรณี แต่ในความเป็นจริง Microsoft ให้บริการโครงสร้างพื้นฐานและความพร้อมใช้งานของระบบ ขณะที่องค์กรยังมีหน้าที่ดูแลข้อมูล การกำหนดสิทธิ์ และการกู้คืนข้อมูลของตนเองตามแนวคิด Shared Responsibility

ฟีเจอร์อย่าง Recycle Bin, Version History, Litigation Hold และ Microsoft Purview Retention ช่วยเก็บข้อมูลหรือกู้คืนข้อมูลบางประเภทได้ แต่เครื่องมือเหล่านี้ไม่ใช่การสำรองข้อมูลแบบครบวงจรเสมอไป เช่น

• การลบข้อมูลโดยผู้ดูแลระบบหรือผู้โจมตี
• การเข้ารหัสไฟล์จาก Ransomware
• การลบอีเมลจำนวนมาก
• บัญชีผู้ใช้ถูกยึดหรือถูกลบ
• ข้อมูลเสียหายจากการซิงโครไนซ์
• ความต้องการกู้คืนข้อมูลกลับไปยังช่วงเวลาก่อนเกิดเหตุ

Microsoft 365 Backup ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยสำรองและกู้คืนข้อมูลใน SharePoint, OneDrive และ Exchange ได้อย่างรวดเร็ว โดย Microsoft ระบุว่าระบบสามารถสร้างจุดกู้คืนและกู้คืนข้อมูลจากเหตุการณ์การลบโดยไม่ได้ตั้งใจหรือการโจมตีที่เป็นอันตรายได้

ข้อมูล Microsoft 365 ที่ควรสำรอง

การวางแผนสำรองข้อมูลควรครอบคลุมข้อมูลที่มีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจ ไม่ใช่เฉพาะไฟล์เอกสารเท่านั้น

1. อีเมล Exchange Online

อีเมลมักมีข้อมูลสำคัญ เช่น ใบเสนอราคา สัญญา รายละเอียดลูกค้า และประวัติการสื่อสาร จึงควรสำรองทั้ง

• User Mailbox
• Shared Mailbox
• ปฏิทินและรายชื่อผู้ติดต่อ
• โฟลเดอร์อีเมลที่ผู้ใช้สร้างขึ้น
• ข้อมูลอีเมลของพนักงานที่ลาออก

2. ไฟล์ใน OneDrive

OneDrive มักใช้เก็บไฟล์งานส่วนบุคคลของพนักงาน หากบัญชีถูกลบหรือไฟล์ถูกเข้ารหัสจากมัลแวร์ อาจส่งผลกระทบต่อการทำงานโดยตรง ควรสำรองไฟล์และโฟลเดอร์ที่มีความสำคัญ รวมถึงประวัติไฟล์ตามระยะเวลาที่องค์กรกำหนด

3. SharePoint

SharePoint เป็นพื้นที่เก็บเอกสารส่วนกลางของทีมและองค์กร ควรสำรอง Site, Document Library, รายการข้อมูล และไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการทำงาน เนื่องจากการลบ Site หรือไฟล์จำนวนมากอาจทำให้การกู้คืนด้วยวิธีทั่วไปใช้เวลานาน

4. Microsoft Teams

แม้ Teams จะเป็นเครื่องมือสื่อสาร แต่ข้อมูลที่เกิดขึ้นมักเชื่อมโยงกับ Exchange, SharePoint และ OneDrive องค์กรจึงควรตรวจสอบขอบเขตการสำรองข้อมูลของโซลูชันที่เลือกว่ารองรับข้อมูล Teams ประเภทใดบ้าง เช่น ข้อความ แชต ไฟล์ หรือไฟล์แนบ

วิธีสำรองข้อมูล Microsoft 365 ที่เหมาะสม

วิธีที่ 1 ใช้ฟีเจอร์กู้คืนข้อมูลภายใน Microsoft 365

Microsoft 365 มีเครื่องมือช่วยกู้คืนข้อมูลหลายรูปแบบ เช่น

• Recycle Bin สำหรับกู้คืนไฟล์ที่ถูกลบ
• Version History สำหรับย้อนกลับไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้า
• Exchange Deleted Items สำหรับกู้คืนอีเมล
• Microsoft Purview Retention สำหรับกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษา
• eDiscovery และ Litigation Hold สำหรับงานด้านกฎหมายและการตรวจสอบ

เครื่องมือเหล่านี้เหมาะกับการกู้คืนข้อมูลในสถานการณ์ทั่วไป แต่ควรตรวจสอบข้อจำกัดด้านระยะเวลา สิทธิ์การเข้าถึง และประเภทข้อมูลที่รองรับ เพราะการเก็บรักษาข้อมูลไม่เหมือนกับการสร้างสำเนาสำรองแยกออกจากระบบ

วิธีที่ 2 ใช้ Microsoft 365 Backup

Microsoft 365 Backup ช่วยให้สามารถปกป้องข้อมูลของ SharePoint, OneDrive และ Exchange และกู้คืนข้อมูลกลับไปยังสถานะก่อนเกิดเหตุได้ โดยข้อมูลจาก Microsoft ระบุว่า Exchange มีจุดกู้คืนทุก 10 นาที ขณะที่ OneDrive และ SharePoint มีจุดกู้คืนทุก 10 นาทีในช่วง 14 วันล่าสุด และมีความถี่รายสัปดาห์ในช่วงเวลาที่เก่ากว่านั้น ทั้งนี้รายละเอียดขึ้นอยู่กับนโยบายและการตั้งค่าของบริการ

ข้อดีของ Microsoft 365 Backup ได้แก่

• กู้คืนข้อมูลจำนวนมากได้รวดเร็ว
• รองรับการกู้คืนหลังการลบผิดพลาดหรือการโจมตี
• ลดระยะเวลาที่ระบบหยุดชะงัก
• ช่วยกำหนดนโยบายการสำรองข้อมูลเป็นระบบ
• รองรับทั้ง User Mailbox และ Shared Mailbox

ก่อนใช้งานควรตรวจสอบค่าใช้จ่าย พื้นที่จัดเก็บ ระยะเวลาการเก็บข้อมูล และขอบเขตบริการที่รองรับในแผน Microsoft 365 ขององค์กร

วิธีที่ 3 ใช้บริการสำรองข้อมูลจากผู้ให้บริการเฉพาะทาง

ธุรกิจที่ต้องการความยืดหยุ่นสูงอาจเลือกใช้โซลูชันจากผู้ให้บริการสำรองข้อมูล Microsoft 365 โดยควรพิจารณาความสามารถดังต่อไปนี้

• สำรองข้อมูลอัตโนมัติและทำงานตามตารางเวลา
• มีพื้นที่จัดเก็บแยกจาก Microsoft 365
• เข้ารหัสข้อมูลระหว่างส่งและขณะจัดเก็บ
• รองรับการกู้คืนรายไฟล์ รายโฟลเดอร์ รายอีเมล หรือทั้งองค์กร
• มีระบบป้องกันการลบข้อมูลสำรอง
• รองรับ Multi-Factor Authentication
• มีรายงานสถานะการสำรองข้อมูล
• รองรับการค้นหาและกู้คืนข้อมูลแบบละเอียด
• มีทีมงานช่วยติดตั้งและดูแลระบบ

การเก็บสำเนาข้อมูลไว้นอกระบบหลักช่วยลดความเสี่ยงจากเหตุการณ์ที่ผู้โจมตีเข้าถึงทั้งบัญชี Microsoft 365 และข้อมูลสำรองพร้อมกัน

แนวทางสำรองข้อมูลตามหลัก 3-2-1

หลัก 3-2-1 เป็นแนวทางที่นิยมใช้ในการวางแผนปกป้องข้อมูล ได้แก่

1. มีข้อมูลอย่างน้อย 3 ชุด
2. จัดเก็บไว้บนสื่อหรือระบบอย่างน้อย 2 ประเภท
3. มีข้อมูลอย่างน้อย 1 ชุดเก็บไว้นอกระบบหลักหรืออยู่นอกสถานที่

สำหรับ Microsoft 365 องค์กรอาจประยุกต์ใช้ดังนี้

• ข้อมูลที่ใช้งานจริงบน Microsoft 365
• สำเนาสำรองในระบบ Backup
• สำเนาเพิ่มเติมในพื้นที่จัดเก็บแยกหรือระบบ Cloud อื่น
• ตั้งค่าการเข้าถึงข้อมูลสำรองแบบจำกัดสิทธิ์
• ใช้ Immutable Backup หรือระบบที่ป้องกันการแก้ไขและลบข้อมูลสำรอง

แนวทางนี้ช่วยลดความเสี่ยงจาก Ransomware การลบข้อมูลโดยเจตนา และความผิดพลาดของผู้ดูแลระบบ

ขั้นตอนวางแผนสำรองข้อมูล Microsoft 365

1. สำรวจข้อมูลและจัดลำดับความสำคัญ

จัดทำรายการผู้ใช้ Mailbox, OneDrive, SharePoint Site และข้อมูลสำคัญของแต่ละแผนก จากนั้นแบ่งระดับความสำคัญ เช่น สำคัญมาก สำคัญปานกลาง และข้อมูลทั่วไป

2. กำหนด RPO และ RTO

• RPO คือปริมาณข้อมูลสูงสุดที่ยอมให้สูญหาย เช่น 10 นาที หรือ 1 ชั่วโมง
• RTO คือระยะเวลาสูงสุดที่ยอมให้ระบบหยุดทำงานก่อนกู้คืนสำเร็จ

ธุรกิจที่ต้องใช้อีเมลตลอดเวลาอาจต้องการ RPO และ RTO ต่ำกว่าธุรกิจที่สามารถหยุดระบบชั่วคราวได้

3. กำหนดระยะเวลาการเก็บข้อมูล

กำหนดว่าต้องเก็บข้อมูลสำรองนานเท่าใด เช่น 30 วัน 1 ปี หรือมากกว่านั้น โดยพิจารณาจากข้อกำหนดทางกฎหมาย สัญญา นโยบายบริษัท และลักษณะของข้อมูล Microsoft Purview สามารถช่วยจัดการนโยบายการเก็บรักษาข้อมูล แต่ควรวางแผนให้สอดคล้องกับนโยบาย Backup ด้วย

4. ตั้งค่าการแจ้งเตือนและรายงาน

ระบบสำรองข้อมูลที่ดีควรแจ้งเตือนเมื่อ Backup ล้มเหลว พื้นที่ใกล้เต็ม บัญชีถูกนำออกจากนโยบาย หรือมีการเปลี่ยนแปลงสิทธิ์สำคัญ

5. ทดสอบการกู้คืนข้อมูลเป็นประจำ

การสำรองข้อมูลจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อสามารถกู้คืนได้จริง ควรทดสอบอย่างน้อยเป็นรายเดือนหรือรายไตรมาส โดยทดสอบทั้ง

• การกู้คืนอีเมลรายฉบับ
• การกู้คืนไฟล์และโฟลเดอร์
• การกู้คืน OneDrive ของพนักงาน
• การกู้คืน SharePoint Site
• การกู้คืนข้อมูลจำนวนมากหลังเหตุการณ์จำลอง

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการสำรองข้อมูล Microsoft 365

• เข้าใจว่า Microsoft 365 สำรองข้อมูลทุกอย่างให้อัตโนมัติ
• พึ่งพา Recycle Bin เพียงอย่างเดียว
• ไม่สำรอง Shared Mailbox และบัญชีพนักงานที่ลาออก
• ไม่กำหนดระยะเวลาเก็บข้อมูลให้ชัดเจน
• เก็บ Backup ไว้ในระบบเดียวกับข้อมูลต้นฉบับ
• ไม่มีการแจ้งเตือนเมื่อการสำรองข้อมูลล้มเหลว
• ไม่เคยทดสอบการกู้คืนข้อมูล
• ให้ผู้ดูแลระบบเพียงคนเดียวมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลสำรองทั้งหมด

สรุป: สำรองข้อมูล Microsoft 365 เพื่อความต่อเนื่องของธุรกิจ

การสำรองข้อมูล Microsoft 365 ไม่ควรจำกัดอยู่เพียงการกู้คืนไฟล์ที่ลบไปแล้ว แต่ควรครอบคลุมการป้องกันอีเมล ไฟล์ SharePoint, OneDrive และข้อมูลสำคัญจากการลบผิดพลาด การโจมตีทางไซเบอร์ และความเสียหายของระบบ

องค์กรควรเริ่มจากการประเมินข้อมูล กำหนด RPO/RTO เลือกวิธีสำรองข้อมูลที่เหมาะสม ตั้งค่านโยบายการเก็บรักษา และทดสอบการกู้คืนอย่างสม่ำเสมอ หากต้องการลดภาระของทีม IT สามารถเลือกใช้บริการวางระบบและดูแล Microsoft 365 Backup จากผู้เชี่ยวชาญ เพื่อให้ข้อมูลพร้อมใช้งานและกู้คืนได้เมื่อจำเป็น

สนใจโซลูชันสำรองข้อมูล Microsoft 365 สำหรับธุรกิจ ติดต่อทีมงาน 2beshop.com เพื่อรับคำแนะนำในการออกแบบระบบให้เหมาะกับจำนวนผู้ใช้ ประเภทข้อมูล งบประมาณ และข้อกำหนดด้านความปลอดภัยขององค์กร

• สนใจสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมหรือซื้ออุปกณ์ IT คลิกเลย
• ซื้อสินค้าผ่าน Application รับส่วนลดเพิ่ม คลิกเลย
• LINE: @2beshop
• โทร 02-1186767