บริหารจัดการ License Software (Microsoft, VMware, Adobe) ให้เป็นระบบในองค์กร ลดต้นทุน เพิ่มความปลอดภัย

การมีซอฟต์แวร์ที่เหมาะสมช่วยให้องค์กรทำงานได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ แต่หากไม่มีระบบ บริหารจัดการ License Software ที่ดี องค์กรอาจต้องเสียค่าใช้จ่ายจากไลเซนส์ที่ไม่ได้ใช้งาน ซื้อสิทธิ์ซ้ำโดยไม่จำเป็น หรือมีความเสี่ยงจากการใช้งานซอฟต์แวร์ไม่ถูกต้องตามเงื่อนไข โดยเฉพาะซอฟต์แวร์สำคัญอย่าง Microsoft, VMware และ Adobe ซึ่งมีรูปแบบ License และข้อกำหนดแตกต่างกัน

บทความนี้จะแนะนำแนวทางจัดการ License Software ในองค์กร ตั้งแต่การสำรวจทรัพย์สินซอฟต์แวร์ การตรวจสอบสิทธิ์การใช้งาน ไปจนถึงการวางแผนต่ออายุและควบคุมต้นทุนอย่างเป็นระบบ

License Software คืออะไร และทำไมองค์กรต้องบริหารจัดการ

License Software หรือไลเซนส์ซอฟต์แวร์ คือสิทธิ์ที่ผู้ผลิตอนุญาตให้องค์กรหรือผู้ใช้งานติดตั้ง เข้าถึง และใช้งานซอฟต์แวร์ภายใต้เงื่อนไขที่กำหนด เช่น จำนวนผู้ใช้งาน จำนวนอุปกรณ์ ระยะเวลาการใช้งาน หรือประเภทของการใช้งาน

การซื้อซอฟต์แวร์เพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ องค์กรควรมีระบบ Software Asset Management (SAM) หรือการบริหารจัดการทรัพย์สินซอฟต์แวร์ เพื่อให้ทราบว่า

องค์กรมี License Software ทั้งหมดกี่รายการ
License แต่ละรายการถูกใช้งานโดยใครและแผนกใด
มี License ที่ซื้อไว้แต่ไม่ได้ใช้งานหรือไม่
License ใดกำลังจะหมดอายุหรือต้องต่ออายุ
การติดตั้งและใช้งานเป็นไปตามข้อตกลงของผู้ผลิตหรือไม่
ค่าใช้จ่ายซอฟต์แวร์สอดคล้องกับการใช้งานจริงหรือไม่

การจัดการข้อมูลเหล่านี้อย่างเป็นระบบช่วยลดความเสี่ยงด้านลิขสิทธิ์และทำให้องค์กรวางแผนงบประมาณด้านไอทีได้แม่นยำขึ้น

ปัญหาที่พบบ่อยในการจัดการไลเซนส์ซอฟต์แวร์

หลายองค์กรเริ่มพบปัญหาเมื่อมีผู้ใช้งาน อุปกรณ์ และระบบไอทีเพิ่มขึ้น โดยปัญหาที่พบบ่อย ได้แก่

1. ไม่มีฐานข้อมูล License ที่เป็นศูนย์กลาง

ข้อมูลการซื้ออาจกระจายอยู่ในอีเมล เอกสารใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ หรือไฟล์ Excel หลายชุด ทำให้ตรวจสอบได้ยาก และอาจไม่ทราบว่า License ใดเชื่อมโยงกับสัญญาหรือผู้ใช้งานคนใด

2. ซื้อ License เกินความจำเป็น

บางแผนกอาจซื้อซอฟต์แวร์เองโดยไม่ผ่านการตรวจสอบจากฝ่ายไอที ส่งผลให้เกิดการซื้อซ้ำ หรือมี License หลายรูปแบบที่ให้ความสามารถใกล้เคียงกัน

3. มี License ที่ไม่ได้ใช้งาน

พนักงานลาออก ย้ายแผนก หรือเปลี่ยนหน้าที่ แต่สิทธิ์การใช้งานยังคงถูกผูกไว้กับบัญชีเดิม หากไม่มีการตรวจสอบและนำ License กลับมาใช้ใหม่ องค์กรจะเสียค่าใช้จ่ายโดยไม่เกิดประโยชน์

4. ไม่เข้าใจเงื่อนไขของแต่ละผู้ผลิต

Microsoft, VMware และ Adobe มีรูปแบบการคิด License แตกต่างกัน การนำวิธีจัดการของผู้ผลิตหนึ่งไปใช้กับอีกผู้ผลิตอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการคำนวณสิทธิ์และการปฏิบัติตามสัญญา

แนวทางบริหารจัดการ License Software ให้เป็นระบบ

ขั้นตอนที่ 1: จัดทำทะเบียนซอฟต์แวร์และ License

เริ่มจากรวบรวมข้อมูลซอฟต์แวร์ทั้งหมดภายในองค์กร โดยควรบันทึกข้อมูลอย่างน้อยดังนี้

ชื่อผลิตภัณฑ์และรุ่น
ผู้ผลิตหรือเจ้าของลิขสิทธิ์
จำนวน License ที่ซื้อ
รูปแบบ License เช่น Per User, Per Device, Subscription หรือ Core-Based
วันที่เริ่มต้นและวันหมดอายุ
หมายเลขสัญญา ใบสั่งซื้อ หรือใบรับรองสิทธิ์
ผู้ดูแลสัญญาและผู้ประสานงาน
หน่วยงานหรือระบบที่ใช้งาน
ค่าใช้จ่ายและรอบการเรียกเก็บเงิน

ควรเก็บข้อมูลไว้ในระบบหรือฐานข้อมูลกลางที่ผู้มีหน้าที่รับผิดชอบสามารถเข้าถึงและปรับปรุงได้

ขั้นตอนที่ 2: สำรวจการใช้งานจริง

ข้อมูลจำนวน License ที่ซื้อไม่ใช่ข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็น องค์กรต้องเปรียบเทียบกับการใช้งานจริง เช่น จำนวนผู้ใช้ที่เข้าสู่ระบบ ความถี่ในการใช้งาน จำนวนเครื่องที่ติดตั้ง และทรัพยากรที่ระบบใช้

การสำรวจนี้ช่วยจำแนกไลเซนส์ออกเป็น 3 กลุ่ม

ใช้งานเต็มประสิทธิภาพ
ใช้งานบางส่วนและอาจปรับลดแพ็กเกจได้
ไม่ได้ใช้งานและสามารถยกเลิกหรือจัดสรรใหม่ได้

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดนโยบายการขอและคืนไลเซนส์

องค์กรควรมีขั้นตอนกลางสำหรับการขอใช้งานซอฟต์แวร์ เช่น ผู้ใช้งานต้องระบุเหตุผล แผนก โครงการ และระยะเวลาที่ต้องการใช้ จากนั้นให้ผู้มีอำนาจอนุมัติก่อนจัดสรร License

เมื่อพนักงานลาออกหรือย้ายตำแหน่ง ควรมีขั้นตอนคืนสิทธิ์โดยเชื่อมโยงกับกระบวนการของฝ่ายบุคคล เพื่อป้องกัน License ค้างอยู่กับบัญชีที่ไม่ใช้งานแล้ว

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบการปฏิบัติตามเงื่อนไข

ควรตรวจสอบเป็นระยะว่าองค์กรติดตั้งและใช้งานซอฟต์แวร์ตรงตามข้อตกลงหรือไม่ เช่น จำนวนผู้ใช้งาน จำนวนเครื่อง จำนวนคอร์ของเซิร์ฟเวอร์ หรือขอบเขตการใช้งานในแต่ละสาขา

การตรวจสอบภายในอย่างสม่ำเสมอช่วยให้องค์กรเตรียมตัวก่อนการตรวจสอบจากผู้ผลิต และลดความเสี่ยงจากค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหรือข้อพิพาทด้านลิขสิทธิ์

แนวทางจัดการ License Software ของ Microsoft

ผลิตภัณฑ์ Microsoft มีทั้งซอฟต์แวร์ติดตั้งภายในองค์กร บริการคลาวด์ และแพ็กเกจแบบสมัครสมาชิก ดังนั้นการจัดการควรแยกตามประเภทผลิตภัณฑ์และรูปแบบสิทธิ์

สิ่งที่ควรดำเนินการ ได้แก่

จัดทำรายการบัญชีผู้ใช้งานและอุปกรณ์ที่เข้าถึงบริการ Microsoft
ตรวจสอบ License ที่ได้รับมอบหมายแต่ไม่มีการใช้งาน
แยกผู้ใช้งานตามบทบาทและความต้องการจริง
ตรวจสอบวันหมดอายุของสัญญาและรอบการต่ออายุ
จัดเก็บเอกสารสัญญาและหลักฐานการซื้อไว้ในระบบกลาง
ตรวจสอบการใช้งานซอฟต์แวร์บนเครื่องคอมพิวเตอร์และเซิร์ฟเวอร์
ทบทวนแพ็กเกจเป็นระยะ เพื่อเลือกสิทธิ์ที่เหมาะสมกับการใช้งานจริง

Microsoft มีเอกสารแนวทางการให้ License สำหรับผลิตภัณฑ์และบริการหลายประเภท องค์กรจึงควรตรวจสอบเงื่อนไขของผลิตภัณฑ์แต่ละรายการโดยเฉพาะ ไม่ควรใช้หลักการเดียวกันกับทุกผลิตภัณฑ์

แนวทางจัดการ License Software ของ VMware

VMware เป็นซอฟต์แวร์โครงสร้างพื้นฐานที่เกี่ยวข้องกับระบบ Virtualization และศูนย์ข้อมูล การบริหาร License จึงต้องพิจารณาทั้งจำนวนโฮสต์ หน่วยประมวลผล คอร์ เครื่องเสมือน และระดับความสามารถของผลิตภัณฑ์

แนวทางสำคัญ ได้แก่

จัดทำแผนผังโครงสร้าง Virtualization ทั้งหมด
บันทึกจำนวนโฮสต์และทรัพยากรของแต่ละคลัสเตอร์
ระบุผลิตภัณฑ์และฟีเจอร์ที่แต่ละระบบใช้งาน
ตรวจสอบความสัมพันธ์ระหว่างไลเซนส์กับเซิร์ฟเวอร์หรือคลัสเตอร์
ติดตามการเปลี่ยนแปลงเมื่อเพิ่ม ลด หรือย้ายโฮสต์
ตรวจสอบเงื่อนไขการต่ออายุและรูปแบบการสมัครใช้งาน
วางแผนสำรองสำหรับระบบสำคัญก่อนการปรับเปลี่ยน License

เนื่องจากโครงสร้างและเงื่อนไข License อาจเปลี่ยนแปลงตามผลิตภัณฑ์และสัญญา องค์กรควรตรวจสอบเอกสารสิทธิ์ล่าสุด รวมถึงปรึกษาผู้เชี่ยวชาญก่อนปรับโครงสร้างหรือเปลี่ยนรูปแบบการใช้งาน

แนวทางจัดการ License Software ของ Adobe

Adobe มีผลิตภัณฑ์สำหรับงานเอกสาร งานออกแบบ งานวิดีโอ และการตลาด โดยองค์กรสามารถใช้ Adobe Admin Console เป็นศูนย์กลางในการจัดการผู้ใช้ ผลิตภัณฑ์ License การติดตั้ง การตั้งค่าความปลอดภัย และรายงานต่าง ๆ

ผู้ดูแลระบบสามารถใช้ Admin Console เพื่อ

เพิ่มหรือลบผู้ใช้งาน
มอบหมายและยกเลิก License
โอนหรือจัดสรร License ให้ผู้ใช้รายใหม่
แบ่งกลุ่มผู้ใช้งานตามแผนกหรือหน้าที่
กำหนด Product Profile ให้เหมาะกับแต่ละทีม
ตรวจสอบจำนวน License ที่ซื้อและจำนวนที่ถูกใช้งาน
จัดการการติดตั้งและการอัปเดตซอฟต์แวร์
ตรวจสอบสัญญาและรายละเอียดการต่ออายุ

Adobe ระบุว่า Admin Console ช่วยรวมการจัดการสิทธิ์ ผู้ใช้งาน และการติดตั้งไว้ในศูนย์กลางเดียว ทำให้เหมาะกับองค์กรที่มีผู้ใช้งานหลายกลุ่ม นอกจากนี้ ผู้ดูแลยังสามารถมอบหมาย ยกเลิก และจัดสรร License ใหม่ตามการเปลี่ยนแปลงของทีมได้

ตัวชี้วัดที่ควรติดตาม

เพื่อให้การบริหารไลเซนส์วัดผลได้ ควรกำหนดตัวชี้วัด เช่น

อัตราการใช้งาน License
จำนวน License ที่ไม่ได้ใช้งาน
ค่าใช้จ่ายเฉลี่ยต่อผู้ใช้งาน
จำนวนซอฟต์แวร์ที่ไม่ผ่านกระบวนการอนุมัติ
จำนวนเหตุการณ์ติดตั้งซอฟต์แวร์ไม่ตรงตามสิทธิ์
ระยะเวลาเฉลี่ยในการจัดสรร License
ค่าใช้จ่ายที่ลดลงจากการนำ License กลับมาใช้ใหม่
จำนวนสัญญาที่ต่ออายุได้ทันเวลา

การติดตามตัวชี้วัดเหล่านี้ช่วยให้ฝ่ายไอที ฝ่ายจัดซื้อ และผู้บริหารเห็นภาพรวม และใช้ข้อมูลประกอบการตัดสินใจได้ชัดเจนขึ้น

ประโยชน์ของการใช้บริการผู้เชี่ยวชาญด้าน License Software

การบริหาร License ด้วยตนเองอาจใช้เวลาและต้องอาศัยความเข้าใจเฉพาะด้าน โดยเฉพาะองค์กรที่มีระบบไอทีหลายสาขาหรือมีซอฟต์แวร์จำนวนมาก การใช้บริการจากผู้เชี่ยวชาญช่วยสนับสนุนงานสำคัญ เช่น

สำรวจและจัดทำทะเบียนซอฟต์แวร์
วิเคราะห์สิทธิ์การใช้งานและการติดตั้ง
ตรวจสอบ License ที่ไม่ได้ใช้
วางแผนการซื้อและต่ออายุ
ให้คำแนะนำด้านรูปแบบ License
จัดทำรายงานสำหรับผู้บริหาร
สนับสนุนการตรวจสอบด้านลิขสิทธิ์
ช่วยออกแบบกระบวนการอนุมัติและคืน License

สำหรับองค์กรที่ต้องการลดความซับซ้อนในการจัดการ Microsoft, VMware และ Adobe การมีที่ปรึกษาหรือผู้ให้บริการที่เข้าใจทั้งด้านเทคนิคและเงื่อนไขการให้สิทธิ์ จะช่วยลดความผิดพลาดและเพิ่มประสิทธิภาพการลงทุนด้านซอฟต์แวร์

เช็กลิสต์เริ่มต้นสำหรับองค์กร

หากต้องการเริ่มบริหาร License Software ให้เป็นระบบ สามารถดำเนินการตามเช็กลิสต์นี้ได้

รวบรวมรายการซอฟต์แวร์และสัญญาทั้งหมด
ระบุผู้รับผิดชอบ License แต่ละผลิตภัณฑ์
ตรวจสอบจำนวนที่ซื้อเทียบกับการใช้งานจริง
ค้นหา License ที่ไม่ได้ใช้งานหรือจัดสรรผิดบุคคล
ตรวจสอบวันหมดอายุและกำหนดการต่ออายุ
จัดทำกระบวนการขอ อนุมัติ ติดตั้ง และคืน License
กำหนดรอบการตรวจสอบอย่างน้อยเป็นรายไตรมาส
จัดทำรายงานต้นทุนและความเสี่ยงสำหรับผู้บริหาร
ทบทวนความต้องการก่อนซื้อหรือเพิ่ม License ทุกครั้ง
พิจารณาใช้บริการผู้เชี่ยวชาญเมื่อข้อมูลหรือระบบมีความซับซ้อน

สรุปและคำแนะนำสำหรับองค์กร

การ บริหารจัดการ License Software (Microsoft, VMware, Adobe) ไม่ใช่เพียงการเก็บข้อมูลว่าองค์กรซื้อซอฟต์แวร์อะไรไว้บ้าง แต่เป็นกระบวนการที่ต้องเชื่อมโยงข้อมูลการซื้อ การใช้งาน ผู้ใช้งาน ระบบไอที และข้อกำหนดด้านลิขสิทธิ์เข้าด้วยกัน

การมีทะเบียน License ที่ถูกต้อง ตรวจสอบการใช้งานเป็นประจำ กำหนดผู้รับผิดชอบชัดเจน และวางแผนต่ออายุล่วงหน้า จะช่วยให้องค์กรลดค่าใช้จ่าย ลดความเสี่ยง และใช้ซอฟต์แวร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

หากองค์กรของคุณกำลังประสบปัญหา License กระจัดกระจาย ตรวจสอบสิทธิ์ได้ยาก หรือไม่แน่ใจว่ากำลังจ่ายค่าซอฟต์แวร์เหมาะสมกับการใช้งานหรือไม่ สามารถติดต่อทีมงาน 2beshop.com เพื่อขอคำปรึกษาและวางแนวทางบริหาร License Software ที่เหมาะกับขนาด ระบบ และงบประมาณขององค์กร