ระบบ File Sharing Microsoft สำหรับแชร์ไฟล์ – เลือกระบบไหนให้เหมาะสมกับองค์กรของคุณ

ในยุคดิจิทัลนี้ การแชร์ไฟล์ระหว่างเพื่อนร่วมงานถือเป็นส่วนสำคัญของการทำงานในองค์กรสมัยใหม่ ไม่ว่าทีมงานของคุณจะอยู่ในที่เดียวกันหรือกระจายอยู่คนละที่ก็ตาม การมีระบบ File Sharing Microsoft ที่เหมาะสมจึงเป็นสิ่งที่ไม่อาจมองข้ามได้ เพราะไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน แต่ยังรักษาความปลอดภัยของข้อมูลลับของบริษัทได้อีกด้วย

บทความนี้จะแนะนำให้คุณเข้าใจความแตกต่างระหว่างระบบ File Sharing Microsoft ต่างๆ เช่น SharePoint, OneDrive และ Teams โดยอธิบายถึงคุณสมบัติ วิธีการใช้งาน และวิธีการเลือกระบบที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรของคุณ

ระบบ File Sharing Microsoft คืออะไร

Microsoft SharePoint เป็นเครื่องมือหลักของ Microsoft 365 ที่ออกแบบมาเพื่อการแชร์ไฟล์และการทำงานร่วมกันขององค์กร ระบบนี้ทำให้การจัดการเนื้อหา การแชร์ข้อมูล และการควบคุมการเข้าถึงไฟล์กลายเป็นเรื่องง่ายขึ้นมากมาย

นอกจาก SharePoint แล้ว Microsoft ยังมีสารพัดเครื่องมือสำหรับแชร์ไฟล์อื่นๆ เช่น OneDrive for Business ซึ่งเน้นการจัดเก็บไฟล์ส่วนตัว และ Microsoft Teams ซึ่งรวมการแชร์ไฟล์เข้ากับการสื่อสารทีมทั้งหมด แต่ละระบบมีข้อดีและการใช้งานที่ต่างกัน ซึ่งเราจะอธิบายรายละเอียดต่อไป

SharePoint vs OneDrive – ความแตกต่างและการใช้งาน

การเลือกระหว่าง SharePoint Online กับ OneDrive for Business เป็นการตัดสินใจที่สำคัญสำหรับองค์กรของคุณ

SharePoint Document Library – สำหรับการทำงานเป็นทีม

SharePoint Document Library เป็นประเภท SharePoint ที่ใช้งานเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบของไฟล์และโฟลเดอร์ แม้ว่าวิธีการใช้งานจะคล้ายกับ OneDrive แต่ SharePoint นั้นออกแบบมาเพื่อการทำงานของทีมโดยเฉพาะ

ข้อดีของ SharePoint Document Library:

• สร้างคลังข้อมูลขององค์กรที่สามารถเข้าถึงได้จากที่ใด ก็ได้
• รองรับการทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์
• มีการควบคุมเวอร์ชันและการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงที่ยืดหยุ่น
• ช่วยในการจัดการเนื้อหาขนาดใหญ่ของหน่วยงาน

OneDrive for Business – สำหรับการทำงานส่วนบุคคล

OneDrive ถูกออกแบบมาสำหรับการจัดเก็บและแชร์ไฟล์ส่วนตัว ผู้ใช้สามารถบันทึก เข้าถึง แก้ไข รวมถึงแชร์ไฟล์และรูปถ่ายได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด

ข้อดีของ OneDrive:

• ใช้งานง่ายสำหรับสถานที่จัดเก็บไฟล์ส่วนบุคคล
• มีการซิงโครไนซ์อัตโนมัติกับคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้
• การเข้าถึงไฟล์เร็วและเสถียร
• เหมาะสำหรับผู้ใช้รายบุคคลหรือทีมขนาดเล็ก

การเลือกระหว่างสองระบบ

การเลือกใช้งานระหว่าง OneDrive และ SharePoint ขึ้นอยู่กับลักษณะการทำงานและการเข้าถึงไฟล์ของคุณ หากเป็นการใช้งานส่วนตัว OneDrive จะเหมาะสมกว่า แต่หากเน้นการทำงานเป็นทีมและความร่วมมือ SharePoint จะเป็นทางเลือกที่ดีกว่า

วิธีการแชร์ไฟล์บน SharePoint

การแชร์ไฟล์บน SharePoint Online นั้นไม่ยากอย่างที่คิด ต่อไปนี้คือขั้นตอนการแชร์ไฟล์ที่ง่ายและปลอดภัย

ขั้นตอนการแชร์ไฟล์พื้นฐาน

1. เข้าไปยัง SharePoint Site ของคุณ

บนไซต์ SharePoint ของคุณ ให้ไปที่ Document Library ที่ต้องการแชร์ไฟล์

2. เลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการแชร์

คลิกที่ไอคอนวงกลมของไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่คุณต้องการแชร์ โปรดทราบว่าการแชร์หลายรายการพร้อมกันไม่พร้อมใช้งาน แต่คุณสามารถเพิ่มสิ่งต่างๆ ที่ต้องการแชร์ไปยังโฟลเดอร์ แล้วแชร์โฟลเดอร์แทนได้

3. คลิกปุ่ม “Share”

หลังจากเลือกไฟล์แล้ว ให้คลิกปุ่ม “Share” ระบบจะเปิดหน้าต่างการแชร์

4. ตั้งค่าการแชร์

เมื่อหน้าต่างการแชร์เปิดขึ้น คุณจะเห็นตัวเลือกการแชร์หลายแบบ

• “ทุกคน” – ให้การเข้าถึงกับทุกคนที่รับลิงก์นี้ ไม่ว่าพวกเขาจะได้รับโดยตรงจากคุณหรือส่งต่อจากบุคคลอื่น
• “บุคคลใน <องค์กรของคุณ> ที่มีลิงก์” – มอบสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ให้กับทุกคนในองค์กรของคุณที่มีลิงก์
• “บุคคลเฉพาะเจาะจง” – แชร์กับคนที่คุณระบุเท่านั้น

การแชร์กับบุคคลเฉพาะเจาะจง

5. ป้อนที่อยู่อีเมล

ในเขตข้อมูล “ชื่อ กลุ่ม หรืออีเมล” ให้เริ่มพิมพ์ที่อยู่อีเมลหรือชื่อที่ติดต่อของบุคคลที่คุณต้องการจะแชร์ด้วย เมื่อคุณเริ่มป้อนข้อมูล ระบบจะแสดงรายชื่อผู้ติดต่อให้เลือก

6. กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง

เลือก “สามารถแก้ไข” หรือ “สามารถดู” ตามที่คุณต้องการ สำหรับเอกสาร Word คุณสามารถใช้ตัวเลือก “สามารถรีวิว” เพื่อให้ผู้อื่นเพิ่มข้อคิดเห็นได้ แต่ป้องกันไม่ให้พวกเขาแก้ไขเอกสาร

7. เพิ่มข้อความ (ทางเลือก)

ใส่ “ข้อความ” ด้านล่างเขตข้อมูล หากต้องการ หากต้องการเขียนข้อความใน Outlook ให้เลือกปุ่ม Outlook และลิงก์จะถูกแทรกในอีเมลแบบร่าง

การแชร์ไฟล์แบบต่างๆ บน SharePoint

SharePoint มีตัวเลือกการแชร์หลายแบบที่สามารถใช้ได้ตามความต้องการของคุณ

1. การแชร์แบบ “People in with the link”

เป็นเงื่อนไขสำหรับคนในหน่วยงาน คนที่จะใช้ต้องเข้าสู่ระบบ Microsoft 365 ก่อน ถึงจะสามารถเข้าถึง File or Folder การส่งต่อสามารถทำได้กับคนในองค์กรเท่านั้น หากลิงก์ถูกส่งต่อออกไปภายนอก คนภายนอกจะไม่สามารถใช้งานได้

2. การแชร์แบบ “Everyone”

ให้การเข้าถึงกับทุกคนที่รับลิงก์ ไม่ว่าจะเป็นคนในองค์กรหรือคนภายนอก ระดับการเข้าถึงสามารถตั้งค่าเป็นอ่านอย่างเดียวหรือแก้ไขได้

3. การแชร์แบบ “Specific People”

เลือกเฉพาะบุคคลที่ต้องการแชร์ด้วย เนื่องจากการควบคุมที่ดีที่สุดเหนือการเข้าถึงไฟล์ การใช้วิธีนี้ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าเพียงแต่คนที่คุณต้องการเท่านั้นที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์

การแชร์ไฟล์ OneDrive และ SharePoint ภายนอกองค์กร

Microsoft ยังอนุญาตให้ผู้ใช้แชร์ไฟล์ OneDrive ไฟล์ SharePoint หรือ Lists กับบุคคลอื่นภายนอกองค์กรได้อย่างปลอดภัย[11] นี่เป็นฟีเจอร์ที่มีประโยชน์สำหรับการทำงานร่วมกับทีมจากบริษัทอื่นหรือผู้รับเหมา

เมื่อแชร์ไฟล์กับผู้ใช้ภายนอก สิ่งสำคัญคือต้องตั้งสิทธิ์การเข้าถึงให้เหมาะสม หากเป็นไฟล์ที่ไม่ต้องการให้ผู้อื่นแก้ไข ให้ตั้งค่าเป็น “อ่านอย่างเดียว” เท่านั้น

ฟีเจอร์ขั้นสูงของ SharePoint สำหรับการทำงานร่วมกัน

Microsoft SharePoint ไม่เพียงแต่เป็นระบบการแชร์ไฟล์อย่างธรรมดา แต่ยังมีฟีเจอร์ขั้นสูงหลายอย่างที่เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

File Sharing Center

SharePoint มี File Sharing Center ที่สามารถสร้างคลังข้อมูลภายในองค์กร ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหน ทีมงานของคุณก็สามารถทำงานได้อย่างลื่นไหล

Form & Workflow

SharePoint ช่วยให้คุณสามารถพัฒนาเวิร์คโฟลการทำงานและประยุกต์ใช้ร่วมกับฟอร์มแบบยุคดิจิทัล ซึ่งช่วยให้กระบวนการทำงานเป็นไปโดยอัตโนมัติและเพิ่มประสิทธิภาพ

การควบคุมการเข้าถึงขั้นสูง

SharePoint มีตัวควบคุมการรักษาความปลอดภัยและการกำกับดูแลขั้นสูง ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถควบคุมได้ว่าใครสามารถเข้าถึง แก้ไข หรือลบไฟล์ได้

การกำหนดรุ่นและการสำรองข้อมูล

SharePoint มีระบบการกำหนดรุ่นและการควบคุมการเข้าถึงที่ยืดหยุ่น ซึ่งช่วยให้คุณสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงไฟล์และย้อนกลับไปยังเวอร์ชันที่เก่ากว่าได้หากจำเป็น

การอัปโหลดไฟล์ไป SharePoint

การอัปโหลดไฟล์ไป SharePoint นั้นง่ายมาก ต่อไปนี้คือขั้นตอนการอัปโหลด

ขั้นตอนที่ 1: การตั้งค่า SharePoint Site

ไปที่ Document Library ของไซต์

ขั้นตอนที่ 2: คลิก Upload

คลิก “Upload” แล้วเลือกไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ต้องการ

ขั้นตอนที่ 3: ลากและวาง (Drag and Drop)

คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน ลากและวาง เพื่ออัปโหลดไฟล์หลายไฟล์พร้อมกัน วิธีนี้ช่วยให้การอัปโหลดเร็วและสะดวกยิ่งขึ้น

ข้อมูลสนับสนุนจาก Microsoft 365 ของ 2BESHOP

หากคุณกำลังพิจารณาการนำ Microsoft SharePoint มาใช้ในองค์กร 2BESHOP สามารถช่วยให้คุณได้รับสารพัดบริการและสนับสนุนที่ครอบคลุม

2BESHOP เป็นตัวแทนจำหน่าย Microsoft ที่เชื่อถือได้ มีประสบการณ์กว่า 21 ปีในการให้บริการ IT solutions[2] บริษัทนี้ไม่เพียงแต่มีสินค้าและบริการ Microsoft 365 แต่ยังมี Microsoft File Sharing Implementation Service ที่ครอบคลุม[6]

บริการที่ 2BESHOP เสนอ:

• การออกแบบ IT solution ที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรของคุณ
• การติดตั้งระบบ SharePoint Foundation
• การตั้งค่า Microsoft SQL Server สำหรับ SharePoint
• การสนับสนุนทางไกลและบริการอย่างมืออาชีพจากทีมผู้เชี่ยวชาญ
• การรับประกันและการบำรุงรักษาระยะยาว

นอกจากนี้ 2BESHOP ยังเป็นพันธมิตรของแบรนด์ชั้นนำโลก เช่น Microsoft, Dell, HPE และ Cisco ซึ่งมั่นใจได้ว่าคุณจะได้รับผลิตภัณฑ์และบริการที่มีคุณภาพสูง

เคล็ดลับการใช้งาน SharePoint File Sharing อย่างมีประสิทธิภาพ

เพื่อให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุดจากระบบ File Sharing Microsoft นี่คือเคล็ดลับบางประการ

1. จัดระเบียบโฟลเดอร์อย่างเป็นระบบ

สร้างโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ชัดเจนและง่ายต่อการค้นหา ใช้ชื่อโฟลเดอร์ที่อธิบายสาระสำคัญได้

2. ตั้งชื่อไฟล์ที่เข้าใจง่าย

ใช้ชื่อไฟล์ที่มีความหมายและระบุวันที่ เพื่อช่วยให้หลังจากนั้นสามารถค้นหาและเข้าถึงไฟล์ได้ง่าย

3. ตั้งค่าสิทธิ์อย่างระมัดระวัง

อย่าให้การเข้าถึงไฟล์มากกว่าที่จำเป็น ใช้ “อ่านอย่างเดียว” เมื่อไม่จำเป็นต้องให้แก้ไข

4. ตรวจสอบสิทธิ์เป็นระยะๆ

ตรวจสอบเป็นประจำว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ และหยุดการแชร์สำหรับผู้ที่ไม่ได้ต้องการแล้ว

5. ใช้ Version Control

ใช้ประโยชน์จากระบบการกำหนดรุ่นของ SharePoint เพื่อติดตามการเปลี่ยนแปลงและจัดการเวอร์ชันต่างๆ

สรุป

ระบบ File Sharing Microsoft นั้นเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังและยืดหยุ่นสำหรับการแชร์ไฟล์และการทำงานร่วมกันขององค์กร ไม่ว่าจะเป็น SharePoint สำหรับการทำงานเป็นทีมหรือ OneDrive สำหรับการจัดเก็บส่วนตัว ระบบทั้งสองสามารถช่วยให้องค์กรของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและปลอดภัยมากขึ้น

การเลือกระบบที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับลักษณะการทำงานและความต้องการของคุณ หากคุณเป็นองค์กรที่ต้องการระบบการแชร์ไฟล์ขั้นสูง SharePoint จะเป็นตัวเลือกที่ดีเยี่ยม แต่หากคุณต้องการความเรียบง่ายและการจัดเก็บส่วนตัว OneDrive อาจเป็นสิ่งที่คุณต้องการ

หากคุณสนใจในการนำ Microsoft 365 File Sharing Solutions มาใช้ในองค์กร 2BESHOP พร้อมให้คำปรึกษา การออกแบบโครงสร้าง การติดตั้ง และการสนับสนุนที่เชี่ยวชาญ ติดต่อ 2BESHOP วันนี้เพื่อรู้ข้อมูลเพิ่มเติมและรับข้อเสนอที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรของคุณ โทร. 02-1186767

สนใจสินค้า Microsoft 365 คลิก https://www.2beshop.com/Microsoft-365.html

💙 ดาวน์โหลด Application รับส่วนลดเพิ่ม 👉 https://2beshop.com/app/
ทั้งช่องทาง Appstore และ Playstore

Youtube: 2BESHOP.COM

E-Mail : sales@2beshop.com